Khi nhân sự phải làm vòng vo, dùng Excel ngoài và bẻ quy trình để phù hợp phần mềm, đó là dấu hiệu hệ thống không còn phù hợp. Phân tích nguyên nhân và hướng tiếp cận đúng.
Doanh nghiệp bạn đang “bẻ quy trình để chạy theo phần mềm”?
Rất nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra mình đang gặp vấn đề với phần mềm khi vận hành bắt đầu trở nên nặng nề hơn theo thời gian. Công việc không còn trôi chảy, nhân sự than phiền vì phải làm thêm thao tác thủ công, dữ liệu giữa các bộ phận ngày càng lệch nhau.
Điều đáng nói là những dấu hiệu này không xuất hiện ngay từ đầu. Chúng tích lũy dần trong quá trình sử dụng, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển về quy mô, con người và mô hình kinh doanh.
Một trong những biểu hiện rõ ràng nhất là doanh nghiệp buộc phải “bẻ quy trình” để phù hợp với phần mềm, thay vì phần mềm hỗ trợ đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.
1. “Bẻ quy trình” là gì và vì sao doanh nghiệp thường không nhận ra?
1.1. Khi quy trình thực tế không còn khớp với hệ thống
Quy trình vận hành của doanh nghiệp không đứng yên. Theo thời gian, nó được điều chỉnh để phù hợp với thị trường, khách hàng và nội lực tổ chức. Tuy nhiên, phần mềm quản lý mua sẵn thường được thiết kế theo một khung nghiệp vụ cố định, khó thay đổi sâu.
Khi hai yếu tố này không còn đồng bộ, doanh nghiệp bắt đầu điều chỉnh cách làm việc để “né” hệ thống. Một số bước bị gộp lại, một số thao tác được chuyển ra ngoài phần mềm, hoặc dữ liệu được ghi nhận không còn đúng thời điểm phát sinh.
1.2. Sự thích nghi thụ động của nhân sự
Nhân sự tuyến đầu thường là người đầu tiên cảm nhận sự bất tiện. Để hoàn thành công việc, họ buộc phải tự tìm cách xoay xở. Ban đầu chỉ là vài file Excel hỗ trợ, vài ghi chú riêng để dễ theo dõi. Lâu dần, những giải pháp tạm thời này trở thành một phần không chính thức trong quy trình vận hành.
Doanh nghiệp vẫn “chạy được”, nên vấn đề dễ bị bỏ qua cho đến khi hệ quả trở nên rõ ràng.
2. Phần mềm cứng nhắc tạo ra vòng lặp vận hành kém hiệu quả
2.1. Khi hệ thống không phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế
Một phần mềm không đủ linh hoạt sẽ buộc doanh nghiệp phải đơn giản hóa hoặc bóp méo nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống. Điều này đặc biệt rõ ở các khâu liên phòng ban, nơi dữ liệu cần được luân chuyển và kiểm soát chặt chẽ.
Thay vì hỗ trợ nhân sự làm đúng và làm nhanh, phần mềm trở thành một lớp thủ tục bắt buộc phải “đi vòng” để hoàn tất công việc.
2.2. Hiệu suất giảm nhưng khó đo lường
Vấn đề của việc bẻ quy trình là nó không tạo ra sự cố ngay lập tức. Mỗi thao tác thủ công chỉ mất thêm vài phút, mỗi lần đối chiếu dữ liệu chỉ tốn thêm một chút thời gian. Nhưng khi cộng dồn trên toàn bộ tổ chức, chi phí vận hành tăng lên đáng kể mà doanh nghiệp khó nhìn thấy bằng con số cụ thể.
3. Excel ngoài và ghi chú riêng là hệ quả, không phải nguyên nhân
3.1. Workaround xuất hiện để lấp khoảng trống của hệ thống
Khi phần mềm không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế, Excel và các công cụ bên ngoài xuất hiện như một cách “vá” nhanh. Chúng giúp nhân sự kiểm soát công việc tốt hơn trong ngắn hạn, nhưng lại tạo ra sự phụ thuộc ngoài hệ thống.
Theo thời gian, dữ liệu quan trọng không còn nằm tập trung trong một nền tảng duy nhất, mà bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau.
3.2. Báo cáo lệch số và mất niềm tin vào dữ liệu
Khi mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, báo cáo tổng hợp gần như không còn chính xác tuyệt đối. Ban lãnh đạo phải mất thêm thời gian kiểm tra, đối chiếu và đặt câu hỏi về độ tin cậy của số liệu.
Lúc này, phần mềm không còn đóng vai trò là “nguồn sự thật duy nhất”, mà chỉ là một trong nhiều công cụ ghi nhận dữ liệu.
4. Phần mềm dần trở thành lực cản thay vì công cụ hỗ trợ
4.1. Hệ thống làm chậm tốc độ ra quyết định
Khi dữ liệu không liền mạch và phải tổng hợp thủ công, việc ra quyết định chiến lược bị chậm lại. Doanh nghiệp phản ứng kém hơn với biến động thị trường, dù vẫn đang sử dụng phần mềm quản lý.
Sự chậm trễ này không đến từ con người, mà đến từ hệ thống không còn phù hợp với quy mô vận hành hiện tại.
4.2. Khoảng cách giữa quản lý và thực tế vận hành ngày càng lớn
Ban lãnh đạo thường nhìn vào báo cáo trên hệ thống để đánh giá tình hình. Trong khi đó, nhân sự vận hành lại dựa nhiều vào file ngoài và kinh nghiệm cá nhân. Khoảng cách giữa “những gì hệ thống thể hiện” và “những gì đang diễn ra” ngày càng lớn.
Đây là dấu hiệu cho thấy phần mềm đã không còn phản ánh đúng doanh nghiệp.
5. Giải pháp đúng không phải là “đổi người”, mà là đổi cách tiếp cận phần mềm
5.1. Phần mềm cần theo quy trình doanh nghiệp
Một hệ thống hiệu quả phải được xây dựng dựa trên cách doanh nghiệp vận hành thực tế, không phải ép doanh nghiệp vận hành theo logic sẵn có của phần mềm. Điều này đòi hỏi khả năng tùy chỉnh sâu theo nghiệp vụ, vai trò và luồng công việc.
Khi phần mềm phản ánh đúng quy trình, nhân sự không cần workaround và dữ liệu được ghi nhận chính xác ngay từ nguồn.
5.2. Khả năng mở rộng là yếu tố sống còn khi doanh nghiệp tăng trưởng
Doanh nghiệp không ngừng thay đổi. Phần mềm vì thế cũng cần khả năng mở rộng linh hoạt khi mô hình kinh doanh, số lượng nhân sự hoặc kênh vận hành thay đổi. Một hệ thống chỉ phù hợp ở hiện tại nhưng không đi cùng tương lai sẽ sớm trở thành gánh nặng.
Kết luận
Việc doanh nghiệp phải “bẻ quy trình để chạy theo phần mềm” không phải là chuyện hiếm, nhưng đó là một tín hiệu cảnh báo quan trọng. Nó cho thấy hệ thống đang đi chệch khỏi thực tế vận hành và không còn hỗ trợ tăng trưởng như kỳ vọng ban đầu.
Một phần mềm chỉ thực sự hiệu quả khi hiểu được doanh nghiệp đang vận hành như thế nào và sẵn sàng thích nghi cùng sự phát triển đó. Nếu hệ thống khiến công việc trở nên phức tạp hơn thay vì đơn giản hơn, có thể đã đến lúc doanh nghiệp cần nhìn lại lựa chọn của mình.
------------------------------------------
📞 Công ty TNHH MT Digital Solutions
📍 Trụ sở: Số 4 Đường số 6, KDC CityLand Park Hills, P. Gò Vấp, TP.HCM
📲 Hotline: 0356 203 343 (Mr. Minh Trí)
🌐 Website: https://mtds.vn/
🔖 #ChuyenDoiSo #QuanTriDoanhNghiep #PhanMemQuanLy #QuyTrinhVanHanh #CustomizePhanMem
