Sale – Kế toán – Kho mỗi bên một số: Ai đúng, ai sai trong quản trị doanh nghiệp?
Sale báo đã chốt doanh thu nhưng kế toán chưa ghi nhận, kho báo còn hàng nhưng sale nói đã bán hết. Tìm hiểu nguyên nhân dữ liệu bị lệch giữa Sale – Kế toán – Kho và giải pháp quản lý tập trung cho doanh nghiệp SME.
Thực trạng phổ biến tại doanh nghiệp bán lẻ và SME đang tăng trưởng
Trong quá trình vận hành, rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ, phân phối và SME gặp phải một tình huống quen thuộc: mỗi phòng ban báo cáo một con số khác nhau.
- Sale khẳng định doanh thu đã chốt đủ
- Kế toán cho rằng doanh thu ghi nhận chưa đúng
- Kho báo còn hàng, nhưng sale lại nói đã bán hết
- Cuối kỳ kế toán chốt tồn kho, kho kiểm kê lại bị lệch
Điều này khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để đối soát, giải trình và tranh luận nội bộ, đặc biệt vào cuối tháng hoặc cuối quý.
Câu hỏi thường xuyên được đặt ra là:
Ai đúng? Ai sai? Hay bộ phận nào đang làm việc chưa chuẩn?
Không phải Sale sai, Kế toán sai hay Kho sai
Mỗi phòng ban đang nhìn dữ liệu theo một góc độ khác nhau
Thực tế cho thấy, trong phần lớn trường hợp:
- Sale báo cáo dựa trên đơn hàng đã chốt với khách
- Kho theo dõi dựa trên số lượng hàng hóa thực tế đang tồn
- Kế toán ghi nhận theo chứng từ, hóa đơn và dòng tiền
Mỗi bộ phận đều làm đúng vai trò của mình, nhưng vấn đề nằm ở chỗ dữ liệu không được kết nối.
Khi không có một hệ thống quản lý chung, mỗi phòng ban buộc phải sử dụng:
- File Excel riêng
- Phần mềm độc lập
- Cách tính và thời điểm ghi nhận khác nhau
Điều này dẫn đến việc cùng một hoạt động kinh doanh nhưng lại sinh ra nhiều con số khác nhau.
Nguyên nhân khiến số liệu giữa Sale – Kế toán – Kho luôn bị lệch
Quản lý dữ liệu rời rạc, phụ thuộc vào thủ công
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành theo cách:
- Sale tạo đơn trên Excel hoặc Google Sheet
- Kho theo dõi nhập – xuất bằng file riêng
- Kế toán nhập lại số liệu vào phần mềm kế toán
Việc nhập dữ liệu nhiều lần không chỉ tốn thời gian mà còn rất dễ xảy ra:
- Nhập thiếu
- Nhập trễ
- Nhập sai
Chỉ cần một bước không đồng bộ, toàn bộ số liệu phía sau sẽ bị lệch.
Quy trình giữa các bộ phận không thống nhất
Một số câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại không có câu trả lời chung:
- Khi nào doanh thu được ghi nhận?
- Đơn hàng giữ chỗ đã trừ tồn kho chưa?
- Xuất kho trước hay lập hóa đơn trước?
Khi mỗi bộ phận hiểu quy trình theo một cách khác nhau, việc số liệu không khớp là điều khó tránh khỏi.
Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực
Trong môi trường kinh doanh hiện nay:
- Sale cần biết kho còn hàng để chốt đơn
- Kho cần biết đơn nào cần ưu tiên xuất
- Kế toán cần nắm dòng tiền và công nợ mỗi ngày
Tuy nhiên, nếu dữ liệu chỉ được tổng hợp:
- Cuối ngày
- Cuối tuần
- Hoặc cuối tháng
Thì mọi quyết định đều dựa trên số liệu đã cũ, thiếu chính xác.
Hệ quả khi doanh nghiệp không kiểm soát được dữ liệu tập trung
Sai lệch báo cáo tài chính và hiệu quả kinh doanh
Doanh thu, chi phí và lợi nhuận không phản ánh đúng thực tế, khiến ban lãnh đạo khó đưa ra quyết định chính xác.
Mất kiểm soát tồn kho
Doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng:
- Tồn kho ảo
- Thiếu hàng khi khách cần
- Ôm hàng tồn lâu ngày, tăng chi phí lưu kho
Dòng tiền không minh bạch
Bán được nhiều nhưng không biết:
- Tiền đã thu hay chưa
- Công nợ còn bao nhiêu
- Khách hàng nào đang quá hạn thanh toán
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xoay vòng vốn.
Giảm hiệu suất làm việc nội bộ
Nhân sự mất nhiều thời gian đối soát, giải trình số liệu, thay vì tập trung vào bán hàng và phát triển doanh nghiệp.
Giải pháp: Quản lý Sale – Kế toán – Kho trên một hệ thống duy nhất
Xây dựng một nguồn dữ liệu tập trung cho toàn doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tập trung:
- Sale tạo đơn → kho và kế toán cùng nhìn thấy
- Xuất kho → tồn kho cập nhật tự động
- Ghi nhận doanh thu → số liệu nhất quán
Tất cả phòng ban đều làm việc trên một nguồn dữ liệu duy nhất, theo thời gian thực.
Liên thông quy trình từ bán hàng đến kế toán
Một quy trình chuẩn thường bao gồm:
- Sale tạo báo giá, đơn hàng
- Hệ thống giữ tồn kho theo đơn
- Kho xuất hàng theo đơn đã duyệt
- Kế toán ghi nhận doanh thu và công nợ
- Báo cáo tổng hợp tự động
Nhờ đó, dữ liệu không bị nhập lại nhiều lần và hạn chế tối đa sai sót.
Minh bạch số liệu và trách nhiệm từng bộ phận
Khi mọi thao tác đều được ghi nhận trên hệ thống, doanh nghiệp dễ dàng:
- Truy xuất lịch sử giao dịch
- Kiểm soát sai lệch
- Đánh giá hiệu suất từng bộ phận
Không còn tranh cãi “ai đúng, ai sai”, mà chỉ còn số liệu thực tế để ra quyết định.
Chuyển đổi số – xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, doanh nghiệp không thể tiếp tục quản lý bằng:
- File Excel rời rạc
- Quy trình thủ công
- Số liệu đối soát chậm trễ
Chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp giúp:
- Kiểm soát chính xác doanh thu và tồn kho
- Minh bạch dòng tiền
- Nâng cao hiệu quả vận hành
- Tạo nền tảng tăng trưởng bền vững
MT Digital Solutions – Đồng hành cùng doanh nghiệp quản trị dữ liệu tập trung
Công ty TNHH MT Digital Solutions cung cấp các giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp kết nối Sale – Kế toán – Kho trên một nền tảng thống nhất.
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình vận hành
- Quản lý dữ liệu tập trung
- Theo dõi số liệu theo thời gian thực
- Ra quyết định nhanh và chính xác hơn
Thông tin liên hệ
Công ty TNHH MT Digital Solutions
📍 Trụ sở: Số 4 Đường số 6, KDC CityLand Park Hills, P. Gò Vấp, TP.HCM
📲 Hotline: 0356 203 343 (Mr. Minh Trí)
🌐 Website: https://mtds.vn/
🔖 #ChuyenDoiSo #QuanTriDoanhNghiep #DuLieuTapTrung #QuanLyBanHang #QuanLyKho #KeToanDoanhNghiep
