Doanh nghiệp thất thoát chi phí mà không hề hay biết – vì sao?
Trong quá trình vận hành, rất nhiều doanh nghiệp SME, bán lẻ và cả các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh luôn có chung một câu hỏi:
“Doanh thu vẫn tăng, khách hàng vẫn đều, nhưng lợi nhuận thì không cải thiện – thậm chí còn giảm?”
Nguyên nhân không nằm ở việc kinh doanh kém hay thị trường khó khăn, mà thường đến từ chi phí đang rò rỉ từng ngày, âm thầm nhưng liên tục. Điều đáng nói là phần lớn doanh nghiệp không hề nhận ra cho đến khi đã chốt sổ cuối tháng, hoặc cuối quý.
Vậy vì sao doanh nghiệp thất thoát chi phí mà không hề hay biết? Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ những “lỗ hổng vô hình” trong vận hành và cách để kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Thất thoát chi phí – vấn đề phổ biến nhưng thường bị xem nhẹ
Nhiều chủ doanh nghiệp thường nghĩ rằng thất thoát chi phí chỉ đến từ:
- Gian lận lớn
- Sai phạm nghiêm trọng
- Quản lý yếu kém
Thực tế, phần lớn thất thoát không đến từ một sự cố lớn, mà đến từ hàng trăm khoản chi nhỏ lẻ, phát sinh mỗi ngày nhưng không được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.
Một vài nghìn cho vật tư dư thừa, vài trăm nghìn cho chi phí mua hàng không tối ưu, vài giờ làm thêm không được kiểm soát…
Tất cả cộng dồn lại thành con số hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu mỗi năm.
Chi phí phát sinh nhỏ lẻ, ghi nhận thủ công – “kẻ thù thầm lặng” của lợi nhuận
Ở nhiều doanh nghiệp SME, việc ghi nhận chi phí vẫn còn mang tính thủ công:
- Ghi chép sổ tay
- File Excel rời rạc
- Nhập liệu trễ vào cuối ngày hoặc cuối tuần
Hệ quả là:
- Chi phí nhỏ dễ bị bỏ sót
- Ghi nhận không đầy đủ hoặc sai lệch
- Không ai thấy được bức tranh chi phí tổng thể
Khi chi phí không được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, doanh nghiệp mất khả năng kiểm soát. Đến khi tổng hợp lại, con số đã quá lớn nhưng không thể truy vết nguyên nhân.
Không theo dõi chi phí theo từng bộ phận, từng đơn hàng
Một sai lầm rất phổ biến khác là chỉ theo dõi chi phí tổng, mà không bóc tách chi tiết:
- Bộ phận nào đang tiêu tốn nhiều nhất?
- Đơn hàng nào lời – lỗ?
- Chi phí phát sinh do bán hàng, sản xuất hay vận hành?
Khi chi phí không được phân bổ theo:
- Phòng ban
- Dự án
- Đơn hàng
- Khách hàng
… thì doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định chính xác.
Bạn có thể đang:
- Bán những đơn hàng “càng bán càng lỗ”
- Duy trì những bộ phận vận hành kém hiệu quả
- Không biết điểm nào cần tối ưu trước
Kho – mua hàng – kế toán không đồng bộ dữ liệu
Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây thất thoát chi phí chính là dữ liệu vận hành bị chia cắt.
Thực trạng thường gặp:
- Kho báo còn hàng, nhưng thực tế thiếu
- Mua hàng đặt dư vì không nắm tồn kho thực
- Kế toán ghi nhận chi phí chậm hoặc không đúng thời điểm
- Số liệu mỗi phòng ban một kiểu
Khi kho – mua hàng – kế toán không dùng chung một hệ thống dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đối mặt với:
- Tồn kho dư thừa → chôn vốn
- Mua hàng trùng lặp → tăng chi phí
- Ghi nhận sai giá vốn → sai lệch lợi nhuận
Đây là dạng thất thoát chi phí mang tính hệ thống, không nhìn thấy ngay nhưng gây hậu quả lâu dài.
Không có báo cáo chi phí realtime để cảnh báo sớm
Nhiều doanh nghiệp chỉ xem báo cáo khi:
- Cuối tháng
- Cuối quý
- Hoặc khi có vấn đề nghiêm trọng
Trong khi đó, chi phí phát sinh từng ngày, từng giờ.
Không có báo cáo chi phí realtime đồng nghĩa với:
- Không phát hiện kịp thời chi phí vượt ngưỡng
- Không cảnh báo sớm cho người quản lý
- Không có cơ sở để điều chỉnh ngay lập tức
Đến khi xem báo cáo, mọi thứ đã “xong rồi”. Việc xử lý lúc này chỉ mang tính chữa cháy, không còn hiệu quả tối ưu.
Chỉ phát hiện “đội chi phí” khi đã chốt sổ
Đây là tình huống rất nhiều doanh nghiệp gặp phải:
“Cuối tháng mới thấy chi phí cao bất thường, nhưng không biết bắt đầu kiểm tra từ đâu.”
Lý do là:
- Dữ liệu không tập trung
- Không có lịch sử chi tiết
- Không truy vết được nguyên nhân phát sinh
Việc phát hiện thất thoát muộn khiến doanh nghiệp:
- Mất cơ hội kiểm soát kịp thời
- Khó quy trách nhiệm rõ ràng
- Không rút ra được bài học cho kỳ sau
Doanh nghiệp không thất thoát vì gian lận lớn, mà vì thiếu hệ thống kiểm soát
Thực tế cho thấy:
- Phần lớn doanh nghiệp không thất thoát vì gian lận nghiêm trọng
- Mà vì thiếu hệ thống kiểm soát chi phí và dữ liệu vận hành
Khi mọi thứ nằm rải rác trên:
- Excel
- Sổ tay
- Báo cáo thủ công
… thì chi phí vẫn âm thầm “chảy máu” mỗi ngày, dù không ai cố tình.
Giải pháp: Kiểm soát chi phí bằng hệ thống quản trị đồng bộ
Để hạn chế và ngăn chặn thất thoát chi phí, doanh nghiệp cần:
- Ghi nhận chi phí ngay khi phát sinh
- Theo dõi chi phí theo bộ phận – đơn hàng – dự án
- Đồng bộ dữ liệu giữa kho – mua hàng – kế toán – bán hàng
- Có báo cáo realtime để cảnh báo sớm
Một hệ thống quản trị doanh nghiệp đồng bộ không chỉ giúp:
- Minh bạch chi phí
- Giảm thất thoát
- Tối ưu lợi nhuận
… mà còn giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh và chính xác hơn trong quá trình tăng trưởng.
Kết luận
Doanh nghiệp không thất thoát vì làm ăn kém, mà vì không nhìn thấy chi phí đang rò rỉ mỗi ngày.
Kiểm soát chi phí không phải là cắt giảm cực đoan, mà là quản trị đúng – đủ – kịp thời.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang:
- Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tương xứng
- Khó kiểm soát chi phí vận hành
- Số liệu giữa các phòng ban không đồng nhất
… thì đã đến lúc xem lại hệ thống quản trị chi phí một cách bài bản.
Thông tin liên hệ
📞 Công ty TNHH MT Digital Solutions
📍 Trụ sở: Số 4 Đường số 6, KDC CityLand Park Hills, P. Gò Vấp, TP.HCM
📲 Hotline: 0356 203 343 (Mr. Minh Trí)
🌐 Website: https://mtds.vn/
🔖 Hashtag:
#ChuyenDoiSo #QuanTriDoanhNghiep #KiemSoatChiPhi #ThatThoatChiPhi #VanHanhDoanhNghiep
Sale – Kế toán – Kho: Ai đúng, ai sai trong quản trị DN?
Sale báo đã chốt doanh thu nhưng kế toán chưa ghi nhận, kho báo còn hàng nhưng sale nói đã bán hết. Tìm hiểu nguyên nhân dữ liệu bị lệch giữa Sale – Kế toán – Kho và giải pháp quản lý tập trung cho doanh nghiệp SME.
Doanh nghiệp thất thoát chi phí mà không hề hay biết – vì sao?