7 sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp (Cập nhật 2025)
Doanh nghiệp dễ mắc sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp, gây lãng phí chi phí và không hiệu quả. Tìm hiểu 7 sai lầm phổ biến và cách tránh.
Những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp mà bạn cần tránh
Trong thời đại chuyển đổi số, phần mềm quản lý doanh nghiệp không còn là “tùy chọn”, mà đã trở thành nền tảng vận hành cốt lõi giúp doanh nghiệp tăng tốc, tối ưu chi phí và kiểm soát tốt dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại rơi vào tình trạng chọn sai phần mềm, dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và thậm chí ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Vậy đâu là những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết 7 sai lầm phổ biến nhất và hướng dẫn cách lựa chọn đúng giải pháp ngay từ đầu.
1. Chọn phần mềm mà không đánh giá đúng nhu cầu nội bộ
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chọn phần mềm theo xu hướng, theo lời giới thiệu hoặc vì nhà cung cấp cam kết nhiều tính năng. Tuy nhiên, phần mềm không phù hợp với nhu cầu thực tế thường gây ra:
- Tính năng dư thừa nhưng không dùng
- Không giải quyết đúng vấn đề doanh nghiệp đang gặp
- Quy trình hoạt động không tương thích
- Nhân sự khó áp dụng vào công việc
- Tốn thêm chi phí tùy chỉnh hoặc nâng cấp
Đây cũng là lý do khiến nhiều doanh nghiệp mua phần mềm rồi… để đó.
📌 Cách tránh sai lầm:
Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Những vấn đề hiện tại đang gặp
- Phòng ban nào cần tối ưu
- Quy trình vận hành ra sao
- Mục tiêu 6 tháng – 12 tháng – 3 năm
Chỉ khi nhu cầu rõ ràng, doanh nghiệp mới chọn đúng phần mềm phù hợp.
2. Không kiểm tra khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển
Nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm chỉ phù hợp với hiện tại, nhưng không thể mở rộng khi quy mô tăng lên.
Một số hạn chế thường gặp:
- Không hỗ trợ nhiều chi nhánh
- Không kết nối được với website hoặc phần mềm khác
- Không mở rộng được số lượng người dùng
- Không đáp ứng nghiệp vụ khi doanh nghiệp mở rộng
Hệ quả là doanh nghiệp buộc phải thay phần mềm mới chỉ sau 1–2 năm.
📌 Cách tránh sai lầm:
Ưu tiên phần mềm có:
- Tính mở rộng linh hoạt
- Cơ chế phân hệ bổ sung theo nhu cầu
- Khả năng tích hợp API
- Phù hợp chiến lược dài hạn
3. Chọn phần mềm đơn lẻ khiến dữ liệu bị phân mảnh
Một sai lầm cực kỳ phổ biến là doanh nghiệp chọn từng phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban:
- Phần mềm bán hàng
- Phần mềm kế toán
- Phần mềm kho
- Phần mềm nhân sự
- Phần mềm chăm sóc khách hàng
Kết quả là dữ liệu bị phân tán khắp nơi, không đồng bộ và dễ sai lệch.
Ví dụ:
- Kho không cập nhật cho bán hàng kịp thời
- Nhân sự báo cáo bằng Excel
- Kế toán mất thời gian nhập liệu lại
- Ban giám đốc không có báo cáo tổng thể
📌 Cách tránh sai lầm:
Ưu tiên các giải pháp tích hợp đa phòng ban hoặc cân nhắc triển khai ERP để tất cả dữ liệu nằm trên một hệ thống.
4. Chỉ quan tâm giá rẻ mà bỏ qua chất lượng triển khai
Doanh nghiệp SME thường bị thu hút bởi các phần mềm “giá rẻ”, “chi phí thấp”. Tuy nhiên, giá rẻ nhưng:
- Không có đội ngũ triển khai
- Không hỗ trợ đào tạo
- Không bảo hành – bảo trì
- Không điều chỉnh theo quy trình doanh nghiệp
- Chạy không ổn định
Kết quả là doanh nghiệp không thể đưa vào sử dụng, buộc phải đổi sang phần mềm khác – tổng chi phí còn cao hơn nhiều.
📌 Cách tránh sai lầm:
Chọn phần mềm dựa trên giá trị, không chỉ dựa vào chi phí.
Một phần mềm tốt giúp tiết kiệm hàng trăm giờ công mỗi tháng.
5. Không dùng thử phần mềm trước khi mua
Nhiều doanh nghiệp đưa ra quyết định chỉ sau 1 buổi demo. Nhưng trải nghiệm khi dùng demo và khi vận hành thực tế là hoàn toàn khác.
Nếu không dùng thử, doanh nghiệp dễ gặp vấn đề như:
- Giao diện khó dùng
- Tốc độ chậm
- Chức năng không đúng mong đợi
- Quy trình không phù hợp
- Thiếu báo cáo cần thiết
📌 Cách tránh sai lầm:
Yêu cầu nhà cung cấp cho dùng thử ít nhất 7–14 ngày để đánh giá thực tế về tốc độ, sự phù hợp và khả năng áp dụng.
6. Không chú trọng đào tạo và hỗ trợ sau triển khai
Nhiều doanh nghiệp tin rằng “phần mềm dễ dùng”, chỉ cần hướng dẫn nhanh là nhân viên có thể tự làm. Nhưng thực tế, phần mềm luôn gắn với quy trình vận hành. Không có đào tạo bài bản sẽ dẫn đến:
- Nhân viên sử dụng sai
- Phần mềm không đồng bộ dữ liệu
- Không khai thác hết tính năng
- Mất nhiều thời gian chỉnh sửa lại
📌 Cách tránh sai lầm:
Hãy xem xét kỹ:
- Nhà cung cấp có đào tạo chi tiết không?
- Có hỗ trợ 24/7?
- Có tài liệu hướng dẫn?
- Có chuyên gia đồng hành trong quá trình vận hành không?
Đây là yếu tố quyết định 70% thành công của dự án phần mềm.
7. Bỏ qua yếu tố bảo mật – rủi ro mất dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa quan tâm đến bảo mật, dẫn đến:
- Mất dữ liệu khi phần mềm lỗi
- Lộ thông tin khách hàng
- Không có backup tự động
- Rủi ro khi nhà cung cấp ngừng hoạt động
Dữ liệu là tài sản vô giá. Một sự cố mất dữ liệu có thể gây thiệt hại nghiêm trọng.
📌 Cách tránh sai lầm:
Ưu tiên phần mềm có:
- Máy chủ bảo mật
- Backup dữ liệu định kỳ
- Cam kết bảo mật trong hợp đồng
- Xác thực hai lớp (2FA)
Làm sao để chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp?
Sau khi hiểu các sai lầm phổ biến, doanh nghiệp có thể áp dụng 4 bước sau để chọn đúng phần mềm ngay từ đầu:
Bước 1: Xác định nhu cầu – vấn đề – mục tiêu
Nên liệt kê rõ tất cả điểm “nghẽn” trong quy trình hiện tại.
Bước 2: So sánh phần mềm dựa trên chức năng & khả năng mở rộng
Không chỉ nhìn vào hiện tại, mà phải tính 2–3 năm tới.
Bước 3: Dùng thử phần mềm trong thực tế
Đây là cách kiểm chứng chính xác nhất.
Bước 4: Chọn nhà cung cấp uy tín
Đánh giá dựa trên:
- Số lượng dự án đã triển khai
- Đội ngũ kỹ thuật
- Quy trình đào tạo
- Hỗ trợ sau bán hàng
Kết luận
Việc tránh những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc chuyển đổi số và triển khai thành công ngay từ lần đầu.
Một phần mềm hiệu quả là phần mềm phù hợp, không phải phần mềm nhiều tính năng nhất.
Hãy lựa chọn dựa trên nhu cầu, khả năng mở rộng và chất lượng hỗ trợ để đảm bảo vận hành ổn định và phát triển bền vững.
-------------------------------------------------------------
📞 Liên hệ triển khai ERP tích hợp ngân hàng
Công ty TNHH MT Digital Solutions
📍 Số 4 Đường số 6, Khu Dân cư CityLand Park Hills, Gò Vấp, TP.HCM
📞 Hotline: 0356 203 343 (Mr. Minh Trí)
🌐 Website: https://mtds.vn/
Những khó khăn trong quản lý các doanh nghiệp SME gặp phải?
Doanh nghiệp SME (Small & Medium Enterprises – doanh nghiệp nhỏ và vừa) chiếm hơn 90% số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, phần lớn SME đều gặp phải nhiều thách thức trong quá trình quản lý và vận hành.
7 sai lầm khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp